Bon et rapports de visites dans l’immobilier et le RGPD? De quoi s’agit-il?

Qu’ils soient sur papier ou numérisés, ils sont importants pour votre agence, ils ont une valeur juridique, protègent vos mandats... Mais saviez-vous qu’ils ne sont pas si anodins du point de vue des données personnelles puisqu’il s’agit d’un traitement de données pour la CNIL ? Pour être clair, si ce n’est pas bien géré, cela peut devenir un problème pour votre conformité au RGPD (Règlement général sur la protection des données). Voici quelques conseils et points de vigilance.

SeLoger nous rappelle que lorsqu’un acheteur potentiel signe un bon de visite, c’est pour reconnaître qu’il a visité une propriété par l’intermédiaire d’un agent.  Ce document, qui n’est pas obligatoire, n’est utilisé que pour prouver la visite de l’acheteur, et certifie que cette visite a bien été effectuée par cette agence immobilière. En effet, la valeur juridique du bon est liée au type de mandat signé. Le bon de visite a une valeur réelle si le vendeur a signé un mandat exclusif car il peut être utilisé pour démontrer le dommage éventuel par exemple si l’acheteur devait conclure la vente directement avec le vendeur.

Valeur juridique d’un bon

Papier ou numérique, sur le bon sera au moins indiqué les coordonnées de l’acheteur potentiel ainsi que la date de visite. Parfois, nous trouverons d’autres informations sur les retours, les impressions de cette visite. À ce stade, nous ne parlons que de la collecte de données personnelles.

Mais le défi va plus loin car ces bons sont ensuite conservés, triés, archivés, détruits, peuvent être numérisés, transmis au vendeur... etc. Ce sont des opérations de traitement de données qui doivent être sécurisées. Aucun vendeur ou acheteur potentiel ne voudrait que cette information se retrouve dans la nature!

Bien sûr, ces données ne sont pas sensibles et ce n’est pas un traitement critique mais juste un exemple de traitement a priori inoffensif car il y en a beaucoup au sein des agences immobilières.

Ils sont relativement simples, mais en principe, vous devez déjà vous assurer d’obtenir le consentement éclairé des personnes qui vous confieront leurs données. Une référence devrait donc être ajoutée au document lui-même pour expliquer le principe, la période de conservation, etc. Cela vous « protégera » de l’acheteur potentiel.

Ensuite, ce sont des mesures de bon sens: il s’agit de ne pas laisser ces données traîner, de les archiver si nécessaire, de les détruire à un moment donné. Que ce soit en format papier ou numérique;

Le Figaro propose 2 modèles très simples à utiliser que vous pouvez personnaliser pour votre agence.

Modèles de bons d’achat